مطابق با بخش ۷۱۵-ب قانون شرکت‌های غیرانتفاعی و بخش ۷۴۰ قانون کار، این رویه‌ها پس از بررسی توسط کمیته حسابرسی هیئت مدیره، توسط هیئت مدیره انجمن کمک‌های حقوقی اتخاذ می‌شوند تا سازوکاری برای اطلاع‌رسانی به مشاور عمومی انجمن و شکایات و سایر اطلاعات مربوط به هرگونه اقدام یا اقدام مشکوک غیرقانونی، متقلبانه یا ناقض هرگونه سیاست اتخاذ شده شرکت، به کمیته حسابرسی ارائه شود. این سیاست‌ها شامل موارد مربوط به کنترل‌های داخلی، شیوه‌های مناقصه، خرید و قرارداد، سیاست‌های بازپرداخت هزینه‌ها، استفاده از اموال انجمن، از جمله سیستم‌های ارتباطی، تضاد منافع، مسائل حسابرسی و حسابداری یا سایر امور مالی یا الزامات قانونی می‌شود، اما محدود به آنها نیست.

۱. انجمن کمک حقوقی، به عنوان قدیمی‌ترین، بزرگترین و پرافتخارترین سازمان کشور که به ارائه خدمات حقوقی به فقرا اختصاص دارد، می‌تواند به استانداردهای بالای درستکاری و اخلاق که همه مدیران و کارمندان ما (از جمله، بدون محدودیت، مسئولان) هر روز و در انجام مأموریت خود به آن پایبند هستند، افتخار کند. این انجمن هر از گاهی سیاست‌های خاصی را اتخاذ می‌کند تا به مدیران و کارمندان خود (از جمله، بدون محدودیت، مسئولان) راهنمایی‌های خاصی در مورد چگونگی انتظارات ما از تعهدات انجمن نسبت به موکلان و رفاه نهادی خود ارائه دهد. در این راستا، انجمن کمک حقوقی انتظار دارد که هر مدیر و کارمند (از جمله، بدون محدودیت، هر مسئول) از قانون پیروی کند، اخلاقی عمل کند و از سیاست‌های انجمن پیروی کند.

۲. اگر از رفتاری اطلاع دارید که به نظر شما غیرقانونی، کلاهبرداری یا ناقض هرگونه سیاست اتخاذ شده انجمن است، باید فوراً این اطلاعات را به انجمن اطلاع دهید. این کار را می‌توان به چندین روش انجام داد. می‌توانید:

الف. مستقیماً با مشاور عمومی انجمن ارتباط برقرار کنید،
ب. نامه‌ای بدون معرفی خود به مشاور عمومی ارسال کنید، که به شما امکان می‌دهد نگرانی خود را به صورت ناشناس مطرح کنید، یا
ج. در شرایطی که احساس می‌کنید هر یک از روش‌های فوق کاملاً مؤثر نخواهد بود، مستقیماً با رئیس کمیته حسابرسی هیئت مدیره ارتباط برقرار کنید.

۳. هرگونه ارتباطی که طبق این خط‌مشی انجام شود، کاملاً محرمانه تلقی خواهد شد.

۴. انجمن فوراً گزارش شما مبنی بر رفتار غیرقانونی یا غیراخلاقی را بررسی خواهد کرد.

۵. شما باید بتوانید نگرانی‌های خود را به صورت ناشناس مطرح کنید. با این حال، باید توجه داشته باشید که ناشناس بودن می‌تواند مانعی برای بررسی کامل و حل و فصل یک نگرانی توسط انجمن باشد.

۶. انجمن هیچ اقدام تلافی‌جویانه‌ای علیه هیچ مدیر، کارمند (از جمله، و نه محدود به، یک افسر)، کارمند سابق (از جمله، و نه محدود به، یک افسر سابق) یا پیمانکار مستقل، چه در محدوده وظایف شغلی چنین شخصی باشد و چه نباشد، به دلیل انجام هر یک از موارد زیر توسط چنین شخصی، انجام نخواهد داد:

(الف) فعالیت، سیاست یا رویه کارفرما را که شخص به طور منطقی یا با حسن نیت معتقد است ناقض قانون، مقررات، آیین‌نامه یا سیاست است، یا اینکه شخص به طور منطقی یا با حسن نیت معتقد است که خطری اساسی و خاص برای سلامت یا ایمنی عمومی ایجاد می‌کند، برای سرپرست یا نهاد عمومی افشا کند یا تهدید به افشا کند؛

(ب) به هر نهاد عمومی که در حال تحقیق، رسیدگی یا تحقیق در مورد هرگونه فعالیت، سیاست یا عملکرد چنین کارفرمایی است، اطلاعات ارائه می‌دهد یا در مقابل آن شهادت می‌دهد؛ یا

(ج) به هرگونه فعالیت، سیاست یا عملی از این دست اعتراض دارد یا از شرکت در آن خودداری می‌کند.

برای معنای «اقدام تلافی‌جویانه»، به بخش 740(1)(e) قانون کار مراجعه کنید. حمایت در برابر اقدام تلافی‌جویانه مربوط به افشاگری به یک نهاد عمومی، شامل شخصی که چنین افشاگری را به یک نهاد عمومی انجام می‌دهد، نمی‌شود، مگر اینکه چنین شخصی با ارائه فعالیت، سیاست یا رویه به سرپرست انجمن، تلاش صادقانه‌ای برای اطلاع‌رسانی به انجمن انجام داده باشد و به انجمن فرصت معقولی برای اصلاح چنین فعالیت، سیاست یا رویه داده باشد. با این حال، چنین اطلاع‌رسانی از سوی کارفرما در موارد زیر الزامی نخواهد بود:

۱. خطری قریب‌الوقوع و جدی برای سلامت یا ایمنی عمومی وجود داشته باشد؛
دوم. شخص به طور معقول معتقد باشد که گزارش دادن به سرپرست منجر به از بین رفتن شواهد یا پنهان کردن فعالیت، سیاست یا رویه خواهد شد.
iii. چنین فعالیت، سیاست یا عملی منطقاً می‌تواند منجر به به خطر انداختن رفاه یک خردسال شود؛
iv. شخص به طور معقول معتقد باشد که گزارش دادن به سرپرست منجر به آسیب جسمی به خود او یا هر شخص دیگری خواهد شد؛ یا
۵. شخص به طور معقول معتقد باشد که سرپرست از قبل از فعالیت، سیاست یا رویه آگاه بوده و چنین فعالیت، سیاست یا رویه ای را اصلاح نخواهد کرد.

۷. مشاور حقوقی کل به عنوان فرد مسئول اجرای سیاست افشاگری تعیین شده است. مشاور حقوقی کل، هرگونه گزارشی را که طبق این سیاست ارائه شود، بررسی یا ترتیب بررسی آن را خواهد داد، که ممکن است شامل استخدام یک شخص یا نهاد مستقل برای بررسی گزارش باشد و گزارش‌های به موقع در مورد همه این گزارش‌ها و تحقیقات را به کمیته حسابرسی ارائه خواهد داد.

۸. شخصی که موضوع شکایت افشاگر است، در جلسات هیئت مدیره یا کمیته حضور نخواهد داشت یا در آنها شرکت نخواهد کرد یا در مورد موضوع مربوط به چنین شکایتی رأی نخواهد داد، مشروط بر اینکه هیچ چیز در این بند فرعی هیئت مدیره یا کمیته را از درخواست از شخصی که موضوع شکایت است برای ارائه اطلاعات به عنوان پیشینه یا پاسخ به سؤالات در جلسه کمیته یا هیئت مدیره قبل از شروع جلسات یا رأی گیری مربوط به آن، منع نکند.

۹. یک نسخه از این سیاست در وب‌سایت انجمن و در مکان‌های با دسترسی آسان و نور کافی که معمولاً توسط کارمندان و متقاضیان استخدام مورد استفاده قرار می‌گیرد، نصب خواهد شد.

۱۰. انجمن، سیاست و رویه ای علیه تبعیض و آزار و اذیت اتخاذ و اعلام کرده است. هر فردی که معتقد است هر یک از مفاد آن سیاست نقض شده است، باید رویه های مندرج در آن سیاست را دنبال کند که مستلزم گزارش چنین رفتاری به وکیل یا مدیر مسئول دفتر خود، وکیل یا مدیر مسئول حوزه فعالیت خود یا مدیر منابع انسانی انجمن یا هر مدیری در بخش منابع انسانی است. رویه های مندرج در سیاست تبعیض و آزار و اذیت باید زمانی دنبال شوند که معتقدید هر یک از مفاد سیاست تبعیض و آزار و اذیت نقض شده است.

مصوب هیئت مدیره در تاریخ ۱۷ نوامبر ۲۰۰۵
اصلاح شده توسط کمیته اجرایی هیئت مدیره در تاریخ ۱۴ مه ۲۰۲۵
اصلاح شده توسط کمیته اجرایی هیئت مدیره در تاریخ ۱۴ مه ۲۰۲۵