Une fois qu'un employeur souhaite vous embaucher, il est tenu de soumettre une demande électronique de vérification des antécédents via le système de vérification des antécédents criminels (CHRC) du ministère de la Santé (DOH). Le DOH examinera ensuite une copie de votre casier judiciaire, déterminera si vous êtes éligible à un emploi et enverra une lettre à l'employeur. Vous pouvez appeler le DOH au 518-408-1627 pour savoir quel type de lettre le DOH a envoyé à l'employeur. Une liste des lettres que le DOH peut envoyer à l'employeur est la suivante :

Lettre "Pas de succès" 
Si vous n'avez aucune arrestation en cours et aucune condamnation pénale (ou si toutes vos arrestations et condamnations ont été scellées), le DOH enverra cette lettre à l'employeur. Cette lettre signifie que le DOH vous a autorisé à travailler et la lettre ne répertorie aucune arrestation ou condamnation.

Lettre de « non-démenti »
Si vous avez au moins une condamnation pénale mais que le DOH a déterminé que votre casier judiciaire ne devrait pas vous empêcher de travailler en tant que CNA ou HHA, le DOH enverra cette lettre à l'employeur. Cette lettre signifie que le DOH vous a autorisé à travailler, mais la lettre énumère également vos convictions et indique que l'employeur doit prendre la décision finale de vous embaucher. Il est illégal pour l'employeur de vous refuser un emploi sur la base de votre casier judiciaire, sauf s'il existe un lien direct entre le casier judiciaire et l'emploi, ou si votre casier judiciaire indique que vous représentez un risque déraisonnable pour les personnes ou les biens.

Lettre "Non mis en suspens"
Si vous avez des accusations ouvertes (y compris des accusations qui sont actuellement ajournées en prévision d'un licenciement, ou « ACD ») mais que le DOH a déterminé que les accusations ouvertes ne devraient pas vous empêcher de travailler en tant que CNA ou HHA, le DOH enverra cette lettre à l'employeur. Cette lettre signifie que le DOH vous a approuvé pour travailler, mais la lettre répertorie les accusations en attente et indique que l'employeur doit prendre la décision finale de vous embaucher ou non.

Lettre "en suspens"
Si vous avez des accusations ouvertes qui, selon le DOH, pourraient vous empêcher d'être éligible à un emploi en tant que CNA ou HHA, le DOH enverra cette lettre à l'employeur. Si votre agence reçoit cette lettre, le DOH vous interdit de fournir des soins directs aux patients jusqu'à ce que l'affaire pénale soit résolue et que le DOH rende une décision finale sur votre admissibilité à l'emploi. Vous devez envoyer au DOH le certificat de règlement de votre affaire pénale dès qu'elle est résolue.

En attente de refus
Si vous avez au moins une condamnation pénale et que le ministère de la Santé envisage de refuser votre admissibilité à l'emploi, vous et l'employeur recevrez cette lettre. Si l'employeur reçoit cette lettre, le DOH vous interdit de prodiguer des soins directs aux patients. Vous aurez 30 jours pour soumettre des informations au DOH, avant que le DOH ne prenne une décision finale. Il est très important que vous répondiez à cette lettre. Voir la question 3 ci-dessous pour savoir comment répondre à la lettre.

Refus définitif
Si le DOH a déterminé que vous n'êtes pas admissible à un emploi, vous et l'employeur recevrez cette lettre et vous ne pourrez pas travailler.

Dès que vous obtenez un certificat de disposition, une ordonnance de vacatur ou une ordonnance de scellement, vous devez immédiatement faxer le certificat de disposition, une ordonnance de vacatur ou une ordonnance de scellement au DOH au 518-473-4896. Vous devez ensuite appeler le 518-408-1627 pour confirmer que le DOH a reçu les documents et que le DOH vous a « approuvé » pour un emploi dans son système.
Une fois que vous aurez prouvé au DOH que vos condamnations ont été annulées ou scellées, le DOH ne prendra pas en compte les condamnations pour déterminer si vous êtes éligible à un emploi.

Étape 1
Assurez-vous que le DOH a un dossier exact de votre casier judiciaire en examinant la troisième page de la lettre.

• Si une infraction est répertoriée comme une « accusation » : le DOH estime qu’il s’agit d’une affaire en cours. Si des « accusations » ne sont pas réellement en cours, vous devez corriger l'erreur en envoyant au DOH le certificat de disposition délivré par le tribunal, la lettre de refus du procureur de poursuivre ou la lettre d'arrestation annulée du NYPD. Cette réponse doit être envoyée par courrier ou par fax au DOH dans les 30 jours.
• Si l'infraction est répertoriée comme une "condamnation": le DOH pense qu'il s'agit d'une condamnation pénale. Si des «condamnations» ont été scellées ou annulées, vous devez corriger l'erreur en envoyant au DOH le certificat de disposition, l'ordonnance de scellement ou l'ordonnance de vacatur. Cette réponse doit être envoyée par la poste ou par fax au DOH dans les 30 jours.
• Si vous prouvez au DOH que vous n'avez pas d'affaires en cours ou de condamnations non scellées, le DOH devrait vous autoriser à travailler.

Étape 2
Avez-vous des condamnations qui n'ont pas été scellées ou annulées ? Si tel est le cas, vous devez appeler le DOH au 518-408-1627 et demander quels documents l'enquêteur souhaite que vous fournissiez et quelles condamnations l'enquêteur s'inquiète.

• Si des poursuites pénales sont en cours contre vous, il est peu probable que le ministère de la Santé vous autorise à travailler pendant que l'affaire est en cours. Cependant, le DOH vous autorisera à travailler après avoir résolu une affaire pénale de délit avec un ajournement en prévision du licenciement (« ACD »).

Étape 3
Si vous avez répondu « oui » à la question de l'étape 2, vous devez envoyer au DOH par courrier ou par fax une réponse comprenant tous les documents demandés par l'enquêteur du DOH, une déclaration personnelle et des preuves de vos réalisations. Cela devrait être fait dans les 30 jours suivant la date de la lettre que vous avez reçue.

• Déclaration personnelle : la déclaration personnelle doit expliquer les faits sous-jacents à toute condamnation antérieure, vos remords d'avoir commis les crimes et vos réalisations depuis le moment des infractions.
• Preuve de réalisations : la réponse doit également inclure des preuves de vos réalisations, telles qu'un certificat d'exonération d'invalidité ou un certificat de bonne conduite, des lettres de recommandation d'employeurs précédents et d'autres personnes pouvant parler de votre personnalité, des documents démontrant votre participation à toute réadaptation, programmes d'éducation, de formation ou de service communautaire, un curriculum vitae et toute autre chose démontrant vos réalisations et votre bonne conduite.

Vous pouvez déposer une requête en vertu de l'article 78 auprès de la Cour suprême de New York dans les quatre mois suivant le refus, ou vous pouvez demander le réexamen du refus définitif en soumettant plus d'informations au DOH sous la forme d'une demande de réexamen. Le DOH prendra beaucoup de temps pour examiner la demande de réexamen à moins qu'un employeur ne soumette votre nom au DOH en tant qu'employé qu'il souhaite embaucher.

Si vous habitez à New York et que vous souhaitez plus d'informations ou d'assistance pour défendre vos droits, envoyez un e-mail au Worker Justice Project à l'adresse WorkerJustice@legal-aid.org ou appelez le 888-663-6880 du lundi au vendredi de 10h00 à 3h00. Tous les services sont gratuits.

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