Conformément à l'article 715-B de la loi relative aux sociétés à but non lucratif et à l'article 740 du Code du travail, le Conseil d'administration de la Société d'aide juridique adopte les présentes procédures, après examen par son Comité d'audit, afin de permettre la communication au conseiller juridique de la Société et au Comité d'audit des plaintes et autres informations relatives à toute action, avérée ou présumée, illégale, frauduleuse ou contraire à l'une des politiques adoptées par la Société. Ces politiques concernent notamment les contrôles internes, les procédures d'appel d'offres, d'achat et de passation de marchés, les politiques de remboursement des frais, l'utilisation des biens de la Société, y compris les systèmes de communication, les conflits d'intérêts, les questions d'audit et de comptabilité, ainsi que toute autre question financière ou obligation légale.

1. En tant que plus ancienne, plus importante et plus prestigieuse organisation du pays dédiée à l'aide juridique aux personnes démunies, la Legal Aid Society est fière des normes élevées d'intégrité et d'éthique auxquelles tous ses administrateurs et employés (y compris, sans s'y limiter, ses dirigeants) adhèrent quotidiennement dans l'accomplissement de sa mission. La Société adopte régulièrement des politiques spécifiques afin de fournir à ses administrateurs et employés (y compris, sans s'y limiter, ses dirigeants) des directives précises quant à la manière dont elle souhaite que ses obligations envers ses clients et sa propre santé institutionnelle soient respectées. À cet égard, la Legal Aid Society attend de chaque administrateur et employé (y compris, sans s'y limiter, chaque dirigeant) qu'il respecte la loi, agisse avec éthique et se conforme aux politiques de la Société.

2. Si vous avez connaissance d'une conduite que vous jugez illégale, frauduleuse ou contraire à une politique adoptée par la Société, vous devez immédiatement en informer cette dernière. Plusieurs options s'offrent à vous :

a. communiquer directement avec le conseiller juridique de la Société,
b. envoyer une lettre au conseiller juridique sans s'identifier, ce qui permet de faire part de ses préoccupations de manière anonyme, ou
c. Si vous estimez que l’une ou l’autre des méthodes ci-dessus ne serait pas pleinement efficace, communiquez directement avec le président du comité d’audit du conseil d’administration.

3. Toute communication effectuée conformément à la présente politique sera traitée comme strictement confidentielle.

4. La Société examinera rapidement votre signalement de conduite illégale ou contraire à l'éthique.

5. Vous pouvez faire part de vos préoccupations de manière anonyme. Sachez toutefois que l'anonymat pourrait empêcher la Société d'examiner et de résoudre pleinement votre problème.

6. La Société ne prendra aucune mesure de représailles à l'encontre d'un administrateur, d'un employé (y compris, sans limitation, un dirigeant), d'un ancien employé (y compris, sans limitation, un ancien dirigeant) ou d'un entrepreneur indépendant, que ce soit ou non dans le cadre de ses fonctions, parce que cette personne fait l'une des choses suivantes :

(A) divulgue, ou menace de divulguer à un superviseur ou à un organisme public une activité, une politique ou une pratique de l'employeur que la personne croit raisonnablement ou de bonne foi être en violation de la loi, d'une règle, d'un règlement ou d'une politique, ou que la personne croit raisonnablement ou de bonne foi présenter un danger substantiel et spécifique pour la santé ou la sécurité publique;

(B) fournit des informations à, ou témoigne devant, tout organisme public menant une enquête, une audience ou une investigation sur une telle activité, politique ou pratique de cet employeur; ou

(C) s’oppose à, ou refuse de participer à une telle activité, politique ou pratique.

Pour la définition de « mesures de représailles », voir l’article 740(1)(e) du Code du travail. La protection contre les mesures de représailles liées à une divulgation à un organisme public ne s’applique pas à la personne qui effectue une telle divulgation, sauf si cette personne a fait preuve de bonne foi en informant l’organisme concerné en portant l’activité, la politique ou la pratique à l’attention d’un supérieur hiérarchique et en lui donnant la possibilité raisonnable de corriger cette activité, politique ou pratique. Cette notification à l’employeur n’est toutefois pas requise dans les cas suivants :

i. il existe un danger imminent et grave pour la santé ou la sécurité publique ;
ii. la personne croit raisonnablement que le fait de signaler l’activité, la politique ou la pratique à son supérieur hiérarchique entraînerait la destruction de preuves ou toute autre dissimulation de celle-ci;
iii. une telle activité, politique ou pratique pourrait raisonnablement être considérée comme susceptible de mettre en danger le bien-être d’un mineur ;
iv. la personne croit raisonnablement que le fait de signaler le problème à son supérieur hiérarchique entraînerait des dommages physiques pour elle-même ou pour toute autre personne; ou
v. la personne croit raisonnablement que le superviseur est déjà au courant de l’activité, de la politique ou de la pratique et ne corrigera pas cette activité, politique ou pratique.

7. Le conseiller juridique est désigné comme responsable de l'application de la politique de signalement. Il mènera des enquêtes sur tout signalement effectué en vertu de cette politique ou veillera à ce qu'une enquête soit menée, ce qui peut inclure le recours à une personne ou une entité indépendante. Il fera rapport sans délai au comité d'audit sur tous ces signalements et enquêtes.

8. La personne visée par une plainte de lanceur d'alerte ne pourra ni assister aux délibérations du conseil d'administration ou du comité, ni y participer, ni voter sur la question relative à cette plainte, étant entendu que rien dans le présent alinéa n'interdit au conseil d'administration ou au comité de demander à la personne visée par la plainte de présenter des informations de contexte ou de répondre à des questions lors d'une réunion du comité ou du conseil d'administration avant le début des délibérations ou du vote y afférents.

9. Un exemplaire de cette politique sera affiché sur le site Web de la Société et dans des endroits facilement accessibles et bien éclairés habituellement fréquentés par les employés et les candidats à l'emploi.

10. La Société a adopté et promulgué une Politique et une Procédure contre la discrimination et le harcèlement. Toute personne estimant qu'une disposition de cette Politique a été enfreinte doit suivre la procédure qui y est décrite. Cette procédure exige que les faits soient signalés à l'avocat ou à l'administrateur responsable de son bureau, à l'avocat ou à l'administrateur responsable de son domaine de pratique, au directeur des ressources humaines de la Société ou à tout responsable du service des ressources humaines. La procédure prévue par la Politique contre la discrimination et le harcèlement doit être suivie dès lors que vous estimez qu'une disposition de cette Politique a été enfreinte.

Adopté par le Conseil d'administration le 17 novembre 2005
Modifié par le Comité exécutif du Conseil d'administration le 6 mai 2014
Modifié par le Comité exécutif du Conseil d'administration le 14 mai 2025